Organizzazione eventi: tutto quello che c’è da sapere per una gestione operativa sicura e senza stress

L’organizzazione di eventi, soprattutto quando si arriva alla fase esecutiva, può essere molto impegnativa. Cristina Viganotti, fondatrice di Viganotti Events – Agenzia Hostess e Steward di Milano, ci dà velocemente i punti chiave per una gestione operativa senza incidenti.
Telefoni che squillano, email a fiumi, nessuno al suo posto, imprevisti a raffica e messaggistica su WhatsApp ormai ingestibile: gestire e coordinare un evento aziendale può diventare davvero faticoso e costituire una prova difficile da superare, soprattutto per chi è alle prime armi. Eppure, come per tutte le cose, venirne a capo non è poi così difficile. In primis bisognerebbe evitare di usare sms o WhatsApp per lavoro. Affidatevi solo al canale email che rimane il più sicuro e tracciato anche in caso di lamentele.
Forte di oltre 15 anni di esperienza nella gestione operativa di eventi in ruoli che vanno dal coordinamento della segreteria organizzativa al comando di hostess e steward sul campo, Cristina ci offre alcuni preziosi consigli per sopravvivere a qualsiasi evento aziendale senza stress e prendendolo per quello che è: una meravigliosa e divertente avventura in grado di dare molto a chi lo sa prendere dal verso giusto.

Avete bisogno di una agenzia di hostess e steward a Milano e non sapete come selezionarla? Vi invitiamo a leggere quest’articolo:

Ecco i 12 punti che dovreste sempre seguire nell’organizzazione di eventi, aziendali e non:

    1. Partite dal cliente
      La fase operativa ed esecutiva è spesso quella più difficile dell’organizzazione di ogni evento: è necessario un concept studiato con cura e attenzione dal cliente o dall’agenzia di organizzazione. Cominciate quindi ad apprendere bene briefing e istruzioni, chiedete se non capite, approfondite la vostra conoscenza dell’azienda e cercate di appuntare quello che il cliente si aspetta da voi, dal personale e dall’evento stesso.
    2. Pianificate invece che improvvisare
      Compresi a fondo obbiettivi e aspettative del cliente, spetta a voi definire i mezzi per raggiungerli. Fatevi uno schema obbiettivi – strumenti e articolatelo in un piano esecutivo dell’evento con tempi, ruoli e responsabilità, ma senza essere troppo rigidi. La flessibilità in questo lavoro è tutto.
    3. Avete tutto quello che vi serve?
      Non sottovalutate l’importanza delle piccole cose! Sarebbe un bel problema rendersi conto al momento dell’apertura delle porte che il cliente avrebbe voluto le hostess vestite in un certo modo e voi non avete preparato le divise, o che non avete con voi il desk per l’accredito degli ospiti. La pianificazione serve anche a fare “la lista della spesa” di cosa è necessario per il buon successo dell’iniziativa.
    4. Scegliete le persone giuste
      Questa è probabilmente la parte più delicata dell’organizzazione di eventi. Una volta definiti i ruoli, bisogna affidare mansioni e responsabilità a persone che devono essere all’altezza delle vostre aspettative. Chi non è adatto a un ruolo specifico, è in genere adatto a un altro: la vostra capacità di leadership è proprio quella di saper distribuire le mansioni alle persone giuste, valorizzando il potenziale di ognuno.
    5. Fate rispettare le regole
      Puntualità e precisione sono fondamentali: non sono ammissibili ritardi o imprecisioni! Il rischio è di compromettere il successo di tutta la squadra. Non dovete avere paura a essere chiari e a dare ordini. Vi chiameranno sergente, ma i sergenti sono le figure alla fine più amate dai soldati.
    6. Rispettate sempre gli altri
      Non cadete nella trappola di trattar male i collaboratori e i fornitori. Soprattutto quando lo stress sale, è facile perdere le staffe. In quel momento perdete non solo il collaboratore, ma anche la possibilità di risolvere il problema: ricordatevi che comunque siete voi il modello a cui tutti guardano. Siate chiari e autorevoli, ma allo stesso tempo incoraggianti.
    7. La fiducia è importante
      Organizzare eventi presuppone necessariamente la fiducia negli altri. Persone diffidenti, altezzose e poco aperte creano sempre problemi in fase operativa perché non sanno interfacciarsi in maniera costruttiva col team. Saper trattare in maniera costruttiva con la gente è fondamentale in qualsiasi evento. Evitate di portare a bordo persone negative, poco collaborative o pigre.
    8.  La preparazione prima dell’evento è fondamentale
      Come in una compagnia di sperimentati commedianti, anche nell’organizzazione di eventi le prove sono cruciali prima di andare in scena. Fatele assieme al vostro team e non lesinate la vostra presenza, come ogni regista che si rispetti. In questo modo farete anche un po’ di team building che si rivelerà prezioso in fase operativa.
    9. Siate creativi
      Per quanto pianificate, l’imprevisto è sempre in agguato e bisogna saperlo gestire. Non siate rigidi: elasticità e capacità di improvvisare sono importanti in questo lavoro. Se non l’avete, affiancatevi un braccio destro che abbia queste doti.
    10. Non coinvolgetevi troppo a livello emozionale
      Come sul campo di battaglia, mantenere la lucidità è importante. Non fatevi travolgere dall’ansia. Se necessario, utilizzate qualche tecnica di controllo dell’emotività come la respirazione profonda. In molti casi, soprattutto nel rapporto con persone un po’ difficili, un po’ di umorismo e una battuta simpatica risolvono parecchio.
    11. Curate la segreteria
      Una buona segreteria alle spalle con un team competente ed esperto è un appoggio vitale per ogni caposquadra, soprattutto quando si è sul campo. Qualsiasi attività di organizzazione eventi non ne può prescindere.
    12. E ora, divertitevi!
      E sì, fare gli eventi crea adrenalina, coinvolgimento, soddisfazione per vedere finalmente in campo le proprie doti e qualità. Diciamo anche che è molto divertente: consocerete tanta gente, vi farete amici le persone con cui avete lavorato, scoprirete tante cose nuove e vi godrete alla fine un meritato bicchiere di vino ed un brindisi con tutto il team, paghi della soddisfazione di essere sopravvissuti ancora una volta alla battaglia.

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Aiuti di stato

Marina

Event Manager

Marina, è sorella di Cristina e approda in agenzia nel gennaio 2020 dopo aver lavorato in passato in due grandi multinazionali dalle quali ha maturato la sua personalità multitasking e capacità diplomatiche e di problem solving.

“Trovare soluzioni efficaci nelle situazioni critiche è il mio pane quotidiano”, spiega Marina, le cui spiccate doti in questo rappresentano senz’altro un grande plus. La sua proattività, il sorriso e quel pizzico di magia derivato dalla passione per la Disney la rendono dispensatrice di buonumore in ufficio e con i clienti.

Il suo ruolo consiste nello sviluppare partnership, nell’implementare nuovi progetti e nel pianificare e realizzare eventi da zero, co-progettando le iniziative insieme ai clienti e supportandoli nelle diverse attività correlate.

I suoi punti forti sono il saper ascoltare e cogliere le esigenze dei clienti e la grande inventiva nel progettare l’evento perfetto, così come i clienti lo desiderano: in altre parole, un evento da sogno, che arrivi al cuore delle persone.

Marina è mamma di due bellissimi bambini, amante della buona tavola e per lei la famiglia riveste un’importanza fondamentale nella sua vita.

Ilaria

Event Manager

Dopo anni di conoscenza con l’agenzia per affiancamento in segreterie organizzative e gestione di eventi complessi con il format di sala operativa, ecco che anche Ilaria sale a bordo e si unisce con entusiasmo al team!

Laureatasi in disegno industriale per la moda al Politecnico di Milano, ha lavorato per aziende del comparto moda in grafica, stile e comunicazione e vendita a clienti esteri. Il lavoro l’ha portata anche in West Africa per un’esperienza di due anni, dopo la quale è rientrata perché in fondo… Milan l’é semper un gran Milan!

Onesta ed equilibrata, sul lavoro cerca sempre di pianificare nei minimi dettagli tutte le fasi di un progetto, di trovare una soluzione pratica ai problemi. Tutte caratteristiche che fanno dormire sonni tranquilli ai nostri frenetici clienti.

Ama le gite fuori porta con il suo compagno e la loro dolcissima bimba, le serate boardgame e i film in costume.

Lorenzo

Team & Event Coordinator

Laureatosi nel corso di Turismo, Management e Territorio nel novembre del 2021, Lorenzo entra a far parte del team nel gennaio del 2022, dopo aver partecipato durante il percorso universitario a diversi eventi, sia in veste di steward, sia come supporto a segreterie organizzative per eventi legati al mondo del golf.

Tra le sue qualità rientrano sicuramente la pazienza e l’organizzazione, caratteristiche che si riflettono nel suo modo di lavorare, in particolare nelle segreterie organizzative, durante le quali i clienti hanno sempre apprezzato la sua empatia e il suo rendersi disponibile per soddisfare qualsiasi bisogno ed evenienza.

Altro aspetto da non dimenticare è sicuramente la sua memoria: per questo in ufficio è conosciuto come un mini Facebook umano! Per qualsiasi informazione riguardo a hostess, steward o clienti ci rivolgiamo a lui. Memoria di ferro, che gli permette di individuare il personale idoneo per un evento perfetto.

Grande appassionato di calcio, Lorenzo gioca da quando aveva 7 anni. La sua passione per questo sport e il gioco di squadra gli hanno permesso fin da piccolo di sviluppare capacità di team working, aspetto fondamentale in un ufficio così a stretto contatto come il nostro.

Martina

Office, Team and Event Coodinator

La conoscenza con l’agenzia è iniziata come cliente quando lavorava per una società che organizza corsi di formazione personale e finanziaria. Per un paio di anni Viganotti Events è stato il suo riferimento per la fornitura di hostess e steward.

Oggi, dopo esperienze diverse in ambito organizzativo ed eventi, è entrata nel team proprio per supportare la gestione del personale interno, il coordinamento di ufficio e del team di risorse per eventi.

Una laurea in lettere Moderne e tante esperienze in ambito comunicazione ed eventi, dove ha iniziato come wedding planner per un’ agenzia londinese specializzata in matrimoni per stranieri che da tutto il mondo sceglievano l’Italia per le loro nozze. Ha avuto poi esperienza nel mondo del catering e della formazione personale, approdando infine anche alla Pubblica Amministrazione
Ama il Bel Paese, la cucina, il buon bere. Ma anche camminare tra i boschi e le montagne tra cui è nata e cresciuta, appena fuori Como.
Attenta, precisa e pratica. Ama lavorare in team e dare il giusto apporto e supporto ai colleghi. Le spiccate doti di dialogo e mediazione le permettono di comunicare in maniera efficace con i clienti, pronta a cogliere richieste ed esigenze con giusto equilibrio.

Silvia

Team & Event Coordinator – Social Media Manager

Laureata in mediazione linguistica nel 2019, ha in seguito avuto varie esperienze lavorative nella vendita, soprattutto in ambito finanziario e assicurativo, che le hanno dato la possibilità di imparare ad approcciarsi e gestire il cliente. Ma il suo sogno è sempre stato quello di lavorare nel mondo della comunicazione e degli eventi, ed ecco quindi che nel 2023 decide di dare inizio a questa nuova avventura ed entra a far parte del nostro team.

Proattiva, curiosa, grande fan del team-working, e GenZ totale: appassionata di Canva e dei social, Silvia è l’animo creativo della squadra.

Cerca di tenersi in forma praticando la boxe, ma non rinuncia mai ad un aperitivo in compagnia: ama stare a contatto con le persone, e per questo i suoi amici la definiscono “la PR di ogni situazione”.

Martina

Office, Team and Event Coodinator

Martina first got in touch with the agency as a client, when she worked for a company that organizes courses for personal and financial education: for more than 2 years, Viganotti Events was the only hostess and stewards supplier during her events.

Now, after several experiences in the communication and events field, she joined the team to help with coordination of the office and the personnel for the events.

She got a degree in modern literature and after that, she started her career as a wedding planner for destination weddings, working with a London agency: here she welcomed foreign couples from all over the world who had chosen Italy to get married. Few years later, she had other experiences in catering, education, and Public Administration.

She loves the “Belpaese" (Italy), cooking, and good wine. She also enjoys walking in the mountains and woods, near where she was born, just outside the city of Como.

Accurate, careful, pragmatic. She loves working in a team and helping colleagues. Good manners, the ability to speak at different levels, and to mediate allow her to easily meet the requirements of the clients.

Silvia

Team & Event Coordinator – Social Media Manager

Silvia graduated in Language Mediation and Intercultural Communication and then she worked for a few years in insurance sales and finance services; this experience helped her developing skills with approaching and handling the clients. 

But her dream was to work in the communication and events field, so in 2023 she finally decided to leave everything behind and embark on this new adventure joining our team.

Silvia is proactive, curious, she enjoys working in a team and she is totally from Gen-Z: she loves to work with Canva and with Social Networks, therefore she is considered the creative one of the team.

She tries to stay fit by going to the gym, but she cannot say no to an "aperitivo": Silvia enjoys being around people, and that's why her friends call her "The PR". 

Lorenzo

Team & Event Coordinator

Graduated in Tourism, Management, and Territory in November 2021, Lorenzo joined the team in January 2022, after participating in various events during his university career, both as a steward and as support for organizational secretariats for events related to the world of golf.

Among his qualities are certainly patience and organization, characteristics that are reflected in his way of working, especially in organizational secretariats, during which clients have always appreciated his empathy and his willingness to meet any need and emergency.

Another aspect not to be forgotten is certainly his memory: for this reason, he is known in the office as a human mini Facebook! For any information regarding hostesses, stewards, or clients, we turn to him. An iron memory, which allows him to identify the suitable personnel for a perfect event.

A great football enthusiast, Lorenzo has been playing since he was 7 years old. His passion for this sport and teamwork have allowed him from a young age to develop teamworking skills, a fundamental aspect in an office as close-knit as ours.

Ilaria

Event Manager

After years of collaboration with the agency in organizational secretariats and management of complex events with the operational room format, Ilaria also joins the team with enthusiasm!

Graduating in industrial design for fashion at the Polytechnic University of Milan, she has worked for fashion companies in graphics, style and communication, and sales to foreign clients. Work also took her to West Africa for a two-year experience, after which she returned because after all... Milan is always a great Milan!

Honest and balanced, at work she always tries to plan in detail every phase of a project, to find a practical solution to problems. All qualities that give our frantic clients peaceful nights of sleep.

She loves day trips with her partner and their sweet little girl, boardgame evenings, and period films.

Marina

Event Manager

Marina, sister of Cristina, joined the agency in January 2020 after previously working in two large multinational companies where she developed her multitasking personality and diplomatic and problem-solving skills.

"Finding effective solutions in critical situations is my daily bread," explains Marina, whose strong qualities in this area undoubtedly represent a great asset. Her proactiveness, smile, and that touch of magic derived from her passion for Disney make her a dispenser of good humor in the office and with clients.

Her role involves developing partnerships, implementing new projects, and planning and executing events from scratch, co-designing initiatives with clients and supporting them in various related activities.

Her strengths lie in her ability to listen and understand clients' needs, and her great inventiveness in designing the perfect event, exactly as clients desire: in other words, a dream event that reaches people's hearts.

Marina is a mother of two beautiful children, a lover of good food, and for her, family plays a fundamental role in her life.