Segreteria Organizzativa

I vostri ospiti arrivano informati, accolti e gestiti.
Voi non pensate ad altro che ai contenuti.

Al vostro fianco per rendere semplice ciò che è complesso: così ogni momento diventa valore

“Con voi si sente il sorriso anche al telefono”.

Nel vostro settore sappiamo quanto sia cruciale che gli ospiti percepiscano un’accoglienza dedicata, attenta e coerente con i vostri valori.

Il nostro obiettivo è che ogni vostro invitato si senta accolto, riconosciuto e seguito, e che voi possiate concentrarvi sugli aspetti strategici dell’evento.

Il nostro approccio unisce efficienza tecnica e attenzione umana, garantendo un flusso di registrazione semplice per l’ospite ma ben strutturato per voi: assistenza anticipata, gestione ordinata delle informazioni e un coordinamento costante che assicura un’esperienza di qualità e la certezza che tutto funzioni perfettamente.

Definizione workflow

Individuazione delle esigenze del progetto, definizione dati da raccogliere, modalità e tempistiche
Definizione della piattaforma di registrazione più idonea al progetto e architettura del flusso di registrazione
Creazione di un form di registrazione dedicato e con grafica personalizzata, con struttura versatile e gestione di regole per la visualizzazione e compilazione dei campi
Gestione delle risposte automatiche a seguito di registrazione a seconda delle risposte fornite

Comunicazione e inviti

Ideazione e creazione grafica personalizzata di save the date, inviti ufficiali e reminder, coerenti con l’identità dell’evento e del brand
Adattamento dei materiali di invito per differenti target (VIP, ospiti, stampa, partner, staff, ecc.)
Invio e gestione completa degli inviti tramite il tool più idoneo (piattaforme dedicate, email personalizzate, invio one by one per ospiti VIP)
Impostazione di flussi di comunicazione automatici e manuali, in base alla complessità dell’evento

RSVP e gestione partecipanti

Gestione puntuale delle RSVP con monitoraggio costante delle risposte
Attività di follow-up mirato per sollecitare conferme o aggiornare informazioni mancanti
Recall telefonici personalizzati per ospiti selezionati o stakeholder strategici
Gestione di variazioni last minute (aggiunte, cancellazioni, sostituzioni)

Database, liste e reportistica

Creazione e aggiornamento continuo di database ospiti strutturati
Verifica dei dati, gestione eventuali duplicati, controllo nominativi fuori lista.
Suddivisione e gestione di liste dedicate (partecipanti, VIP, stampa, staff, speaker, ecc.)
Report e aggiornamenti in tempo reale sull’andamento delle registrazioni e delle presenze
Gestione di segnalazioni specifiche da parte degli ospiti con il Cliente o il PM dell’evento per definire risposte dedicate
Condivisione di report personalizzati con il cliente o con altri stakeholder coinvolti
Monitoraggio timeline di progetto definita

Info point e supporto agli ospiti

Attivazione di info point dedicati (email e/o telefono) per rispondere alle richieste degli ospiti
Gestione delle comunicazioni informative pre-evento (logistica, dress code, accessi, orari)
Supporto personalizzato per esigenze specifiche (ospiti VIP, ospiti internazionali, richieste particolari)

Materiali e documentazione

Confezionamento e preparazione dei materiali evento (badge, welcome kit, documentazione informativa)
Coordinamento con fornitori e team interni per la corretta distribuzione dei materiali
Verifica e aggiornamento dei contenuti fino a ridosso dell’evento

Guest management on site

Accoglienza degli ospiti e gestione delle fasi di accredito
Assistenza costante durante l’evento, con attenzione alle esigenze di ogni partecipante
Coordinamento degli ospiti con il team evento e i referenti del cliente
Gestione di eventuali criticità con approccio discreto e risolutivo

Logistica ospiti

Organizzazione dei transfer per arrivi, spostamenti e rientri
Coordinamento con fornitori di trasporto e autisti
Gestione e aggiornamento delle rooming list in collaborazione con le strutture alberghiere
Supporto per modifiche logistiche last minute

Assistenza completa

Assistenza pre-evento, per la corretta preparazione e informazione degli ospiti
Presidio durante l’evento, come punto di riferimento operativo
Supporto post-evento, con chiusura delle attività, report finali e follow-up con gli ospiti

Che cosa comprende il servizio di segreteria organizzativa per eventi?

Con il servizio di segreteria organizzativa sarete affiancati nella gestione dei vostri ospiti prima, durante e dopo l'evento: riceverete supporto nell'invio degli inviti, nella gestione di RSVP, nell'assistenza ai partecipanti, nel monitoraggio delle iscrizioni, nella predisposizione delle liste di accredito, nel supporto al check-in e nella reportistica finale.

Definiremo insieme a voi il metodo di lavoro, i flussi di comunicazione e le modalità di gestione degli ospiti, per garantirvi un servizio organizzato, puntuale e in linea con gli obiettivi del vostro evento.

Un servizio di segreteria organizzativa pensato per eventi a Milano e in tutta Italia.

Quando conviene affidare la segreteria organizzativa a un partner esterno?

Quando desidererete offrire ai vostri ospiti un'esperienza organizzata e, allo stesso tempo, alleggerire il lavoro del vostro team interno. Riceverete la gestione di inviti, RSVP, comunicazioni, assistenza ai partecipanti e di tutte le attività di segreteria organizzativa, seguite in ogni fase con continuità e attenzione.

Così potrete concentrarvi sull'evento, mentre noi ci prenderemo cura dei vostri ospiti.

Come gestite ospiti VIP, relatori e partecipanti con esigenze specifiche?

Ogni ospite richiede attenzioni diverse. Per questo raccoglieremo tutte le informazioni necessarie già nelle prime fasi organizzative, così potrete pianificare ogni dettaglio insieme a noi.

Coordineremo la gestione di ospiti VIP, relatori e partecipanti con esigenze specifiche, condividendo le informazioni con il personale coinvolto e seguendo ogni fase con discrezione e continuità. Così ogni vostro ospite riceverà la cura che il vostro evento merita.

Lo stesso livello di cura vale per ogni evento a Milano e sul territorio nazionale.

Cosa rende diverso il vostro approccio alla Segreteria Organizzativa?

Per voi la segreteria organizzativa non si ridurrà a gestire inviti, iscrizioni, RSVP e accrediti. Vi garantiremo che ogni ospite venga accompagnato con attenzione, prima, durante e dopo l'evento.

Uniremo metodo, organizzazione e cura della relazione, perché ogni contatto contribuirà all'immagine del vostro brand agli occhi di chi lo riceve. È questo l'approccio ispirato all'Etica della Presenza™ che trasformerà la segreteria organizzativa in un vero valore aggiunto per il vostro evento.

Come gestite inviti, RSVP e conferme di partecipazione?

Riceverete la gestione di inviti, RSVP, reminder, conferme di partecipazione e aggiornamento delle liste ospiti, secondo il metodo di lavoro che definiremo insieme in base al vostro evento. Potremo utilizzare piattaforme dedicate oppure operare direttamente sul vostro gestionale, così avrete informazioni sempre aggiornate e un unico punto di riferimento per il vostro team e per i vostri ospiti.

Per voi questo significherà che ogni partecipante riceverà una comunicazione chiara, puntuale e costante fino al giorno dell'evento, senza che dobbiate seguirla in prima persona.

Come funziona la gestione degli accrediti durante un evento?

Con il servizio di segreteria organizzativa riceverete la preparazione delle liste partecipanti, la gestione degli accrediti e il supporto ai vostri ospiti durante il check-in.

Verificheremo ogni dettaglio prima dell'evento e aggiorneremo costantemente le informazioni, così da rendere i vostri accessi rapidi, ordinati e senza inutili attese. Il risultato sarà un'accoglienza fluida fin dal primo momento, e potrete dedicarvi con serenità allo svolgimento dell'evento.

Come gestite modifiche dell'ultimo momento e richieste particolari degli ospiti?

Negli eventi gli imprevisti possono capitare. Monitoreremo costantemente liste ospiti, inviti e comunicazioni, per garantirvi un intervento rapido ogni volta che si renderanno necessarie modifiche o richieste particolari.

Gestiremo sostituzioni di partecipanti, accompagnatori, variazioni ai trasferimenti, esigenze alimentari e richieste di accessibilità, mantenendo un contatto costante con il vostro team e aggiornando tempestivamente tutte le informazioni. Così i vostri ospiti vivranno un'esperienza fluida e voi potrete affrontare l'evento con maggiore serenità.

Un servizio pensato per gli eventi a Milano e su tutto il territorio nazionale.

Come condividete aggiornamenti e report con il cliente?

Vi aggiorneremo costantemente sull'andamento della segreteria organizzativa, condividendo iscrizioni, conferme di partecipazione, liste ospiti ed eventuali criticità, così avrete sempre il quadro della situazione.

Al termine dell'evento vi consegneremo la reportistica concordata insieme, con tutti i dati utili per valutare la partecipazione e supportare le vostre attività successive di follow-up.